سامانه جامع مدیریت دانشگاهی بوستان
سامانه جامع مدیریت امور آموزشی دانشگاههای با تعدد واحد همانند دانشگاه فنی و حرفه ای(ملی مهارت) ، علمی کاربردی ، پیام نور ، دانشگاه آزاد اسلامی
سامانه بوستان ، جهت مکانیزاسیون تمامی امور آموزش ،دانشجوئی و مالی مرتبط با
آموزش ، در مراکز آموزش عالی و دانشگاهها و با تکیه خاص بر نیاز های دانشگاه فنی و
حرفه ای طراحی و اجرا می گردد. در این سامانه سعی شده است سیستم با درک صحیح از
نیازها، تجهیزات، منابع، نیروی انسانی،هزینه ها و فرآیند فن آوری اطلاعات در تمامی مراحل تجزیه و تحلیل ، طراحی ، اجرا و توسعه یابد. امکانات سامانه به گونه ای است که
مدیر/مدیران مجموعه با تنظیم جداول مربوطه
، قوانین آموزشی را منطبق با آخرین تغییرات برنامه ریزی می کنند.
استفاده از فن آوریهای یکپارچه ابری روز مانند اینترنت ، ارسال و دریافت پیامک اینترنتی ، پرداخت الکترونیک ، بر روی تلفن های همراه و تبلتها ،
سخت افزارهای مرتبط و طراحی ماژولار ،
سیستم را به صورت کاملا کاربردی آماده و ارائه می نماید .در تمامی مراحل تجزیه
وتحلیل ، طراحی ، پیاده سازی و توسعه،
کاربردهای واقعی و منطقی سیستم و کاربران(اعم از
دانشجویان،مدیران،کارشناسان و …) در طول 23 سال سابقه مرتبط این شرکت ، مد نظر
بوده است و همین امر خود به تنهایی گواهی بر توانایی های این سامانه خواهدبود
مشخصات سامانه
این سامانه کاملا مبتنی بر وب بوده و
در چند سطح قابلیت دسترسی خواهد داشت
1-
مدیریت سطح بالا (کاربران دانشگاه)
2-
مدیریت کاربران میانی (کاربران دانشکده
ها)
3-
کاربران نهایی (دانشجویان و اساتید )
کاربران Admin که امکان دسترسی به کلیه بخش های سامانه را در
اختیار خواهند داشت ، که کارشناسان IT دانشگاه و شرکت در این
رده قرار می گیرند .
مدیریت سطح بالا (کاربران دانشگاه)
در این طرح تنظیمات اصلی سامانه توسط مدیریت سطح بالا انجام می شود تنظیماتی مانند تعریف مقطع تحصیلی ، دوره ، رشته ، دروس ، شهریه ثابت ، شهریه متغیر ، قوانین ، بخشنامه ها و آیین نامه های آموزشی ، مالی و دانشجویی همه و همه توسط کاربران سطح بالا تعریف می شود (باید توجه داشت که مسئولیت این کاربران در استفاده از این سامانه بسیار سنگین خواهد بود چرا که کوچکترین اشتباه یا بی دقتی می تواند منجر به اختلال در سیستم و عدم دسترسی صدها هزار دانشجو ، استاد و کاربران میانی آموزشکده ها گردد.)
در این بخش کاربران سطح بالا باید آشنایی و تسلط کافی در حوزه فعالیت خود داشته باشند تا بتوانند تنظیمات لازم را انجام دهند.کاربران بخش آموزش باید قوانین و آیین نامه های آموزشی را به صورت کامل شناخته و توانایی تفسیر قوانین جدید را داشته باشند تا بر اساس آن بتوانند کلاسه ها و قوانین موجود را مدیریت کرده و یا کلاسه های جدید تعریف نمایند . همچنین کاربران حوزه مالی باید به نحوه تعیین شهریه و قوانین مرتبط آشنایی داشته و کلاسه های این حوزه را تنظیم نمایند .
به طور کلی کاربر سطح بالا با ورود به سامانه با امکاناتی شبیه به آنچه در شکل زیر مشاهده می شود روبرو می باشد.
قوانین و کلاسه ها :
این بخش و تعاریف آن مهمترین بخش سامانه است چرا که محل تعیین قوانین ، محدودیتها و نحوه انجام محاسبات سیستم است .به طور نمونه کاربر حوزه مالی امکان تعریف و تنظیم کلاسه شهریه ها در ترم جدید را دارد که بر اساس مقادیر تنظیم شده میزان شهریه هر دانشجو مشخص می شود . با تنظیم این مقادیر بر خلاف رویه قبلی کاربران آموزشکده قادر به دسترسی و دخل و تصرف در میزان و نحوه محاسبه شهریه نخواهند بود، و این کاربران سطح بالا در حوزه امور مالی هستند که قوانین این بخش را تعیین می نمایند.
اطلاعات وابسته :
برای ورود اطلاعات مختلف که در تمام بخشهای سامانه مورد استفاده است باید قبلا این موارد تعریف شده باشند به عنوان مثال برای درج محل تولد در پرونده لازم است از لیست شهرهای موجود یک شهر انتخاب شود تا اسامی نامناسب و غیر قابل استفاده در دیتابیس قرار نگیرد پس لازم است قبلا اطلاعات کلیه شهرها در بانک اطلاعاتی درج شده باشد .
دانشکده ها:
اطلاعات دانشکده ها شامل نام و اطلاعات تماس مانند تلفن ، فکس ، کد پستی ، سایت و … که Admin امکان تغییر در این مشخصات را خواهد داشت .
برای مشاهده لیست دانشجویان یا اساتید باید ابتدا آموزشکده مورد نظر انتخاب شده و سپس دانشجوی مورد نظر جستجو شود
مشاهده لیست دانشجویان مرکز با امکان مشاهده وضعیت مالی و آموزشی
مشاهده اطلاعات دانشجو
مشاهده کارنامه تحصیلی دانشجو
مشاهده برنامه هفتگی دانشجو
مشاهده اطلاعات اساتید و اطلاعات آموزشی یا مالی استاد
مشاهده برنامه کلاسی اساتید
به علاوه امکان مشاهده گروههای درسی هر مرکز در هر ترم نیز از این بخش قابل دسترسی می باشد
تنظیمات:
انجام تنظیمات مختلف از این بخش در دسترس خواهد بود.
تنظیمات نظر سنجی مرکز از این بخش قابل دسترسی خواهد بود
تنظیم زمان و نحوه ورود نمرات و اعتراضات دانشجویان بر اساس تصویر خواهد بود
نحوه صدور کارت ورود به جلسه و تنظیمات مربوطه در این بخش انجام می شود
مدیریت کاربران : این بخش در اختیار Admin سامانه بوده و مدیریت کلیه کاربران از این طریق انجام می شود
گزارش خطا /پیشنهادات :در هر لحظه ممکن است در استفاده از سامانه خطایی مشاهده شود و یا اینکه کاربر پیشنهاد خاصی در مورد سامانه دارد که می تواند به بهبود عملکرد آن کمک نماید .برای این منظور می توان از بخش گزارش خطا/پیشنهادات استفاده نمود.
سامانه گزارش گیری مقدماتی از داده های دانشگاه فنی و حرفه ای:
این سامانه امکان ارائه گزارشات مختلف را به کاربران سطح بالا ارائه می نماید .
گزارشات پایه توسط کارشناسان شرکت طراحی و ارائه می شوند . اما گزارشات انشعابی بر اساس گزارش های پایه ساخته می شود .
در گزارش پایه می توان اطلاعات کاملتر و با جزیات زیادی را دریافت نمود به طور مثال در گزارش دانشجویان می توان اطلاعات کامل دانشجویان تمام مراکز را مانند نام و نام خانوادگی ، رشته ، محل تحصیل و … را می توان مشاهده نمود اما اگر بخواهیم اطلاعات کلی دانشجویان مراکز را به صورت آماری بدست آوریم همین گزارش را محدود کرده و گزارش مورد نظر را بدست می آوریم .
باید توجه داشت که سامانه گزارش ساز هم در بخش کاربران دانشگاه قابل دسترس بوده و هم در بخش کاربران آموزشکده و سطح میانی . اما مهمترین نکته استفاده مناسب از گزارشات و یافتن مشکلات در مجموعه دانشگاه می باشد .
بخش دیگری از سامانه گزارش ساز نیز با نام اولیه “نگاشت ” ارائه خواهد شد که امکانات کاملی برای ساخت گزارشات مورد نظر ارائه خواهد داد ، اما به دلیل پیچیدگی بیشتر نیاز به آموزش های مناسب برای کاربران دارد که فعلا از توضیح بیشتر در این خصوص صرف نظر می شود .
سامانه کاربران اداری دانشکده :
در این سامانه به کاربران هر مرکز دسترسی هایی ارائه می شود که اگر چه امکان تنظیم و تعیین برخی پارامتر ها را به کاربران می دهد اما این دسترسی ها بر اساس تنظیمات کاربران سطح بالای دانشگاه است . به طور مثال زمان انتخاب واحد می تواند توسط کاربران سطح بالا تعیین شود و یا اینکه کاربر میانی خود اقدام به تعریف نماید . اما باید توجه شود که کاربر سطح بالا می تواند برای تمام آموزشکده ها تنظیمات را انجام نماید اما کاربر میانی تنها به اطلاعات و تنظیمات دانشکده مربوط به خود دسترسی خواهد داشت .
کاربر می تواند تنظیمات مختلف مربوط به مرکز خود را انجام نماید (به طور مثال شرایط انتخاب واحد)
سطح دسترسی کاربران نهایی دانشجویان:
دانشجویان پس از ورود با کد کاربری و کلمه رمز می توانند به امکانات زیر دسترسی داشته باشند:
– مشخصات کامل فردی (Private Profile)
– ریز نمرات تمامی نیمسال
– برنامه کلاسی نیمسال جاری
– مکاتبات و تقاضای گواهی اشتغال به تحصیل و مشاهده نتیجه صدور، تقاضای میهمان و انتقال به مرکز دیگر ، تقاضای طرح مشکل در شورای آموزشی ، ارسال و دریافت پیام به اساتید و پرسنل
– امکان دریافت و download فایلهایی که توسط اساتید و یا مدیر سیستم قرار داده شده است
– امکان مشاهده ریز امور مالی دانشجو یا مشمول شهریه
– امکان حذف اضطراری یک ماده درسی
– امکان مشاهده دروس باقیمانده دانشجو
– امکان مشاهده دروس رشته و پیشنیاز و هم نیاز دروس
– امکان ایجاد ارتباط با مدیر سیستم,پرسنل قسمتهای مختلف و اساتید
– انتخاب واحد, حذف و اضافه و فهرست گروههای درسی ارائه شده در ترم جاری
– امکان ارزشیابی اساتید و …
اساتید
مدرسین پس از ورود توسط کد کاربری و کلمه عبور می توانند از امکانات زیر استفاده نمایند:
– مشاهده برنامه هفتگی با مشخصات کامل
– مشاهده فهرست دانشجویان هر گروه
– امکان درج نمره موقت و ویرایش گروههای درسی
– امکان مشاهده تقویم آموزشی
– ارسال و دریافت پیام و فایل با دانشجویان و اساتید دیگر